Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für diese Website und für die eigene Geschäftskommunikation ist:

syntwork.digital
Aron Kar
Gärtnerstraße 31
86161 Augsburg
Deutschland
E-Mail: hallo@syntwork.digital

Soweit wir digitale Systeme, Websites, Hosting, Formulare, Automationen, CRM-ähnliche Abläufe, Reporting oder Kommunikationsschnittstellen für Kunden betreiben, handelt in der Regel der jeweilige Kunde als Verantwortlicher. syntwork.digital verarbeitet die Daten dann als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Sie können sich mit allen Datenschutzanliegen jederzeit an die oben genannte E-Mail-Adresse wenden.

3. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation, zur Vertragsanbahnung, zur Vertragsdurchführung, zur Absicherung unserer Systeme, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Erbringung beauftragter Leistungen erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erteilt wurde.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn gesetzliche Pflichten bestehen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse haben und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.
• Art. 28 DSGVO, wenn wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten.

4. Besuch dieser Website

4.1 Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet unser System technisch notwendige Zugriffsdaten. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer-URL, Browsertyp, Browserversion, Betriebssystem, übertragene Datenmenge und Statuscodes gehören. Die Verarbeitung erfolgt, um die Website auszuliefern, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder zur Durchsetzung bzw. Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

4.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Formular, Telefon, Messenger oder über soziale Netzwerke kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt der Nachricht, Unternehmensangaben und technische Metadaten. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung der Anfrage, der Vertragsanbahnung, der Vertragsdurchführung und der Dokumentation der Kommunikation. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

4.3 Cookies und lokale Speichertechniken

Wir können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare lokale Speichertechniken einsetzen, um die Website sicher und funktionsfähig bereitzustellen. Optionale Analyse-, Marketing- oder Tracking-Techniken werden nur eingesetzt, wenn eine Einwilligung vorliegt oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

5. Leistungen von syntwork.digital

syntwork.digital entwickelt und betreibt digitale Infrastruktur für Unternehmen. Dazu gehören insbesondere Websites, Landingpages, Formulare, Anfrage- und Buchungsstrecken, Datenbanken, Dashboards, Automatisierungen, E-Mail- und Benachrichtigungsabläufe, Tracking-Setups, Reporting, Schnittstellen zu Google- und Meta-Produkten sowie individuelle Kunden- und Kommunikationssysteme.

Dabei können je nach Projekt folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten wie Name, Unternehmen, Anschrift und Kundennummer.
• Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Social-Media-Handle oder Messenger-ID.
• Anfragedaten wie Nachrichtentexte, Leistungsinteresse, Terminwunsch, Standort, Budget, Dringlichkeit, Uploads und Fotos.
• Kommunikationsdaten aus E-Mails, Formularen, Chat- oder Messenger-Verläufen.
• Termin-, Buchungs-, Status- und Vorgangsdaten.
• Technische Daten wie IP-Adresse, Geräteinformationen, Logdaten, IDs, Ereignisdaten und Tracking-Parameter.
• Marketing- und Attributionsdaten wie Kampagne, Anzeige, Keyword, Landingpage, Quelle und Conversion-Ereignisse.

Wir verarbeiten diese Daten entweder als eigener Verantwortlicher für unsere Geschäftszwecke oder als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Kunden. Im Auftragsverarbeitungsverhältnis bestimmt der Kunde Zweck und Mittel der Verarbeitung. syntwork.digital verarbeitet die Daten dann nur nach dokumentierter Weisung, soweit keine gesetzliche Pflicht zu einer abweichenden Verarbeitung besteht.

6. Hosting, Betrieb und Unterauftragsverarbeiter

Unsere Website und von uns betriebene Kundensysteme werden grundsätzlich auf von syntwork.digital verwalteter Infrastruktur betrieben. Für Server, Datenbanken, Backups, Speicher und technische Betriebsleistungen setzen wir insbesondere Rechenzentrums- und Infrastrukturleistungen in Deutschland oder der Europäischen Union ein.

Für Hosting, Server, Storage, Backups und Netzwerkinfrastruktur setzen wir Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, als Unterauftragsverarbeiter ein. Der Vertrag über das Hosting besteht zwischen dem Kunden und syntwork.digital. syntwork.digital bleibt gegenüber dem Kunden der technische Dienstleister und Auftragsverarbeiter; Hetzner wird von syntwork.digital als Unterauftragsverarbeiter eingebunden.

Weitere Unterauftragsverarbeiter oder Drittanbieter werden je nach beauftragtem Projekt nur eingesetzt, wenn sie für die Leistung erforderlich sind, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder eine andere geeignete Datenschutzgrundlage besteht und der Einsatz im Rahmen der Kundenvereinbarung zulässig ist. Dazu können insbesondere Anbieter für E-Mail-Versand, Domain- und DNS-Betrieb, Kalender, Monitoring, Fehleranalyse, Analyse, Werbung, Zahlungsabwicklung, KI-gestützte Text- oder Prozessverarbeitung sowie Google- und Meta-Schnittstellen gehören.

7. Google- und Meta-Integrationen

Wenn ein Kunde Google- oder Meta-Funktionen beauftragt oder wenn wir diese Dienste für eigene Zwecke einsetzen, können personenbezogene Daten an die jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere Conversion-Tracking, Server-side Tracking, Kampagnenmessung, Zielgruppenfunktionen, Login- oder Business-Integrationen, Meta Pages, Instagram, WhatsApp Business, Meta Webhooks, Conversions API, Graph API und vergleichbare Schnittstellen.

Bei Meta-Integrationen können je nach Freigabe und konkretem Use Case insbesondere Profil- und Business-Account-IDs, Page- oder Instagram-IDs, Nachrichteninhalte, Kommentare, Lead-Formular-Daten, Webhook-Ereignisse, Zeitstempel, technische IDs, Zugriffs-Token, Statusinformationen und Kommunikationsmetadaten verarbeitet werden. Wir nutzen diese Daten, um vom Kunden beauftragte Funktionen bereitzustellen, zum Beispiel eingehende Nachrichten im Kundensystem anzuzeigen, Anfragen zu erfassen, Antworten vorzubereiten oder zu senden, Leads zuzuordnen, Statusänderungen zu synchronisieren, Terminerinnerungen auszulösen, Supportfälle zu verwalten oder Conversion-Ereignisse zu messen.

Wenn unser System Nutzerinnen oder Nutzer eines Kunden kontaktiert, geschieht dies nur im Auftrag des jeweiligen Kunden und nur für den vom Kunden festgelegten Zweck, etwa zur Beantwortung einer Anfrage, zur Terminabstimmung, zur Bestätigung, Erinnerung, Nachbereitung, Statusinformation oder für eine zulässige Marketingkommunikation auf Grundlage einer Einwilligung oder einer sonstigen gesetzlichen Erlaubnis. syntwork.digital versendet keine eigenständige Kaltakquise an Endnutzer unserer Kunden und verkauft keine über Meta, Google oder Kundensysteme erhaltenen personenbezogenen Daten.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Einsatz. Für notwendige Kommunikation und Vertragsprozesse kommen Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO in Betracht. Für optionale Tracking-, Remarketing- oder Marketingfunktionen ist regelmäßig eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich. Im Auftragsverarbeitungsverhältnis verarbeitet syntwork.digital diese Daten zusätzlich auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.

Anbieter können Daten auch in Drittländern verarbeiten. Soweit Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüssen, Standardvertragsklauseln oder anderen gesetzlich vorgesehenen Mechanismen.

8. Automatisierung, KI und Entscheidungslogik

Unsere Systeme können Workflows automatisieren, zum Beispiel Eingangsbestätigungen, interne Benachrichtigungen, Terminbestätigungen, Erinnerungen, Nachfassnachrichten, Statuswechsel, Lead-Zuordnung, Reporting oder Antwortentwürfe. Solche Automatisierungen dienen dazu, beauftragte Geschäftsprozesse zuverlässig auszuführen.

Soweit KI-gestützte Funktionen eingesetzt werden, geschieht dies projektbezogen und nach den Vorgaben des jeweiligen Kunden. KI kann beispielsweise zur Strukturierung von Anfragen, zur Erstellung von Antwortentwürfen, zur Klassifizierung von Vorgängen oder zur Zusammenfassung von Kommunikation genutzt werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet durch syntwork.digital nicht statt.

9. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• interne Mitarbeitende und eingesetzte freie Mitarbeitende von syntwork.digital, soweit sie zur Leistungserbringung verpflichtet und erforderlich eingebunden sind,
• Kunden von syntwork.digital, wenn Daten in deren Auftrag oder für deren Systeme verarbeitet werden,
• Hosting-, Infrastruktur-, E-Mail-, Domain-, Monitoring-, Sicherheits- und Softwareanbieter,
• Google, Meta und andere Plattformanbieter, soweit entsprechende Integrationen beauftragt oder aktiviert wurden,
• Steuerberatung, Rechtsberatung, Behörden oder Gerichte, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zur Rechtsdurchsetzung notwendig ist.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Ansprüche geltend gemacht, ausgeübt oder verteidigt werden können oder der jeweilige Kunde im Auftragsverarbeitungsverhältnis eine entsprechende Weisung erteilt.

Kontakt- und Vertragsdaten werden regelmäßig für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Daten in Kundensystemen werden nach Weisung des jeweiligen Kunden gelöscht, gesperrt oder zurückgegeben. Tracking- und Protokolldaten werden nach dem jeweiligen technischen und rechtlichen Zweck begrenzt gespeichert.

11. Datenlöschung bei Meta-Integrationen

Wenn Sie eine Meta-Integration von syntwork.digital genutzt haben oder wenn Daten über Facebook, Instagram, WhatsApp oder eine andere Meta-Schnittstelle in ein von uns betriebenes System gelangt sind, können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen. Bitte senden Sie eine E-Mail an hallo@syntwork.digital mit dem Betreff „Datenlöschung Meta“ und geben Sie an, auf welchen Kunden, welche Seite, welchen Account oder welche Kommunikation sich die Anfrage bezieht.

Betrifft die Anfrage ein System eines Kunden, leiten wir die Anfrage an den verantwortlichen Kunden weiter oder bearbeiten sie nach dessen dokumentierter Weisung. Zusätzlich können Sie verbundene Apps und Business-Integrationen in den Einstellungen Ihres Meta-Kontos entfernen. Eine separate Anleitung zur Datenlöschung ist unter /datenloeschung/ verfügbar.

12. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören je nach System insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, getrennte Berechtigungen, Protokollierung, Backups, Sicherheitsupdates, Monitoring und vertragliche Vertraulichkeitspflichten.

13. Rechte betroffener Personen

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO nach Art. 21 DSGVO,
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Wenn wir Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, ist der jeweilige Kunde für die Bearbeitung von Betroffenenrechten verantwortlich. Wir unterstützen den Kunden im Rahmen unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Zuständig kann insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes sein.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Leistungen, eingesetzte Systeme, rechtliche Anforderungen oder technische Abläufe ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.